Los pequeños gestos llegan a mover montañas y en este sentido se pueden hacer muchas cosas en la oficina para ahorrar en recursos con el mínimo esfuerzo. Tan sólo hay que proponérselo y sobre todo analizar previamente cómo se están haciendo las cosas para luego implementar mejoras. Para ello, y antes de comenzar ha de tenerse en cuenta un dato: la digitalización supone ya una reducción de costes que oscila entre el 5 y el 20 por ciento del volumen de negocio. Con esta premisa no cabe duda que para ganar en competitividad una de las primeras cuestiones que hay que acometer es la facturación electrónica (Idea:1). Los ahorros son notables al pasar a dejar de utilizar el papel y apostar por este tipo de soluciones.
Los cifras hablan por si mismas ya que las compañías que han empleado este sistema han alcanzado un ahorro de costes entre el 60% y el 80%, en comparación con los tradicionales procesos en papel. Las diferencias entre facturar usando papel y hacerlo por medio de un software acreditado son notables.
Precisamente reducir gastos también implica hablar de productividad y en este sentido la gestión documental inteligente es una gran aliada en este campo (Idea:3), ya que facilita la búsqueda de información y optimiza el tiempo otorgando a las empresas una mayor rapidez en su capacidad de respuesta, ganando con ello en eficacia.
Tenga en cuenta que un empleado invierte de media entre el 20% y el 36% de su jornada en buscar y recuperar información clave, dedicando hasta 1,8 horas de media al día a estas labores. En este sentido, la transformación digital requiere ya de soluciones sencillas, que como docQ Suite Documental, ofrecen grandes ventajas a las empresas facilitando por ejemplo la movilidad y por tanto, el acceso de sus documentos desde cualquier dispositivo pero también mejorando los procesos gracias a la automatización de los mismos, reduciendo, además, el espacio de almacenamiento y ganando en seguridad.