Si hay algo que han logrado los ECM, es hacernos la vida más fácil encaminando los procesos y simplificando el almacenamiento con una mayor seguridad y control. También se les conoce como Gestión de Contenido Empresarial en inglés, Enterprise Content Management, abreviadamente ECM y forman ya parte importantísima de la automatización de los procesos de una empresa entendiendo esta como la capacidad de emplear herramientas que sustituyan tareas tradicionalmente manuales en aras a lograr una mejora de la eficiencia, mayor control y reducción de costos. Lo cierto es que hoy día la automatización de procesos se ha convertido en una fase ineludible en el camino hacia la digitalización. Las razones de su éxito son cinco ya que otorga a las empresas mayores niveles de:
- Accesibilidad
- Control
- Disponibilidad
- Productividad
- Rendimiento
- Agilidad
Con la automatización se consigue en definitiva, simplificar las operaciones de las empresas, eliminando los retos que imponen aún el uso del papel. Desde el software que utilizamos, las impresoras o los canales que se emplean para transmitir nuestra información son piezas claves para que la automatización de la oficina sea un éxito. Por ello, existen una serie de recomendaciones o fases por las que sería conveniente pasar antes de dar el paso de buscar la solución idónea.
La primera y más fundamental pasa por analizar profundamente los procesos que se quieren automatizar. Es decir; detectar cuáles son esos cuellos de botella que complican el trabajo diario y generan pérdidas de tiempo notables que son susceptibles de mejorar.
Después la formación de los trabajadores y tener un soporte técnico adecuado lograrán que el paso hacia la eficacia organizativa reporte un notable mejora del funcionamiento. Ya que si hay algo que logra la automatización de procesos es que ofrece una visibilidad completa del negocio ya que permite detectar cuáles son las partes menos eficientes del negocio e identificar maneras de mejora.
Para ello lograr que por ejemplo su archivos de datos sean digitables y tratables por herramientas adecuadas que extraigan un mayor valor a su información le dará una mayor perspectiva del entorno donde opera.
El uso de herramientas de worflow o flujo de datos o aplicaciones tales como ERPs, CRMs y otras, también está relacionada directamente con la automatización de procedimientos estableciendo métodos y tecnologías a través de este sistema que permite modelar y gestionar diversos procesos que ocurren dentro de la empresa, facilitando una reacción tan rápida como sea posible.
En definitiva, automatizar procesos agiliza las funciones internas de una empresa, ahorra costes operacionales y permite generar más negocio.
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